PM業務の全体像｜契約・リーシング・収支・建物・工事・オーナー対応6領域

不動産のプロパティマネジメント（Property Management／プロパティマネジメント。以下「PM」）は、賃貸運営に必要な業務を統括し、オーナーやアセットマネージャー（Aeeet Manager/以下「AM」）の方針を現場で実行することがおもな仕事です。

ところが、実務では「契約更新」「点検」「月次報告」のように個別の仕事だけが順番に渡されることがあります。目の前の作業はできても、それが物件運営のどこに位置づけられ、ほかの業務とどう影響するのかが見えないと、判断が場当たり的になりやすくなります。

この記事でも整理のため、PMの業務内容を、賃貸借契約の管理・入居者/テナント対応、募集活動（以下、リーシング）、収支・会計、建物管理、工事・修繕、オーナー・AM対応の6領域に整理します。

PMへ配属された当初は、発生した出来事へ対応することがPMの仕事だと捉えていました。しかし、法定点検一つを実施するにも、テナントへの案内、入室承諾、鍵、BMとの工程調整、未実施箇所、オーナーへの報告までがつながっているので、個別作業より先に、業務全体の地図が必要と感じています。

PM業務は6つの領域で整理できる

PMの業務範囲に統一された一つの区分があるわけではなく、会社の組織、管理委託契約、物件の状況によって、PMが担当する範囲は変わりますが、本記事では、実務を理解しやすくするため、おおまかに次の6領域に整理しています。

業務領域	目的	主な業務
賃貸借契約・テナント対応	契約関係と入居中の運営を管理する	契約、更新、解約、滞納、要望、クレーム、入退去
リーシング	空室を解消し、収益を確保する	募集条件、仲介会社対応、内見、申込、条件調整
収支・会計管理	収入・支出と予算・実績の状況を把握する。	請求、入金、支払、予実作成管理、収支見込み
建物管理・BM統括	建物を安全かつ適切に維持する	清掃、警備、設備、点検、BMへの指示と確認
工事・修繕管理	不具合の解消と建物性能の維持・改善を図る	修繕、見積精査、原状回復、テナント工事、中長期修繕
オーナー・AM対応／レポーティング	所有者側の判断に必要な情報を提供する	月次報告、予算、事故報告、承認取得、改善提案

この6領域は部署名ではなく、PM業務を整理するための枠組みです。一人が複数領域を担当することも、別部署や外部会社が一部を担うこともあります。

賃貸借契約管理・テナント対応

賃貸借契約管理・テナント対応は、契約書に定めた権利義務と、入居中に起きる出来事を結びつけて管理する業務です。

• 賃貸借契約の締結、更新、変更、解約
• 賃料改定、敷金・保証金、原状回復の確認
• 賃料滞納の督促と経緯の記録
• 設備不具合、要望、クレームへの対応
• 入居・退去に伴う手続と関係者調整

契約書だけを読めば終わる業務ではありません。過去の交渉経緯、口頭で伝えられていた事項、工事区分、費用負担、オーナーの方針まで確認しなければ、同じ条文でも対応を誤ることがあります。

テナントとのやり取りは、担当者、連絡日時、確認事項、回答期限、合意内容を残します。「連絡した」ではなく、誰が何を了承し、次に誰が動くのかまで記録して初めて管理になります。

リーシング管理

リーシング管理は、空室の募集方針を組み立て、仲介会社や入居候補者との調整を通じて契約につなげる業務です。

• 募集賃料、共益費、敷金、契約期間等の条件設定
• 募集図面・物件資料の整備
• 仲介会社への募集依頼と営業
• 問い合わせ、内見、申込の進捗管理
• 申込条件、工事条件、入居時期の調整

反響が少ない場合と、内見後に申込へ進まない場合では、見直す場所が違います。前者は募集条件や情報の届き方、後者は現地の印象、設備、工事条件、競合物件との比較などを確認します。

リーシングは成約だけを追う業務でもありません。賃料を下げれば決まりやすくなりますが、収支や資産価値へ影響します。空室期間、募集賃料、工事負担、フリーレント等を並べ、どの条件が合理的かをオーナー側へ提案します。

収支・会計管理

収支・会計管理は、賃料等の収入と、管理費・修繕費等の支出を管理し、予算と実績の差を説明できる状態にする業務です。会社によってはアカウント/アカウンティングと呼ばれます。

• 賃料、共益費、光熱費等の請求と入金確認
• 未収金の把握と督促状況の管理
• 管理費、点検費、工事費等の支払確認
• 年度予算の作成と予算・実績の差異分析
• 将来の収支見込みとNOIへの影響確認

予実差異は、金額が違うという報告だけでは不十分です。発生時期のずれなのか、想定外の費用なのか、今後も継続するのかを分け、年度の着地見込みまで追えると良いです。

NOIはNet Operating Income（ネット・オペレーティング・インカム／純営業収益）の略です。空室、滞納、賃料改定、修繕費など、ほかの5領域で起きたことが最終的に収支へ表れます。

建物管理・BM統括

建物管理・BM統括は、清掃、警備、設備管理、法定点検等が、定めた仕様と期限に沿って実施されているかを管理する業務です。

BMはBuilding Management（ビルディングマネジメント）の略で、建物の維持管理を担います。ビルメンテナンスとわれることもあります。PM自身がすべての点検や作業を行うのではなく、BM会社や専門業者へ依頼し、実施状況と結果を確認します。これがBMコントロールです。

• 管理仕様と年間作業予定の確認
• 清掃、警備、設備管理の履行確認
• 法定点検・定期点検の工程管理
• 不具合、事故、指摘事項の把握
• BM会社への指示と完了確認

実務で差が出るのは、依頼後の「進捗管理」です。「対応をお願いします」とBMに投げるだけでは、期限も完了状態も決まりません。要求水準、担当者、期限、報告方法、完了条件を具体化し、未処理事項を残さないようにします。とくに、いつまでに何ができるのかは大事です。

法定点検では、点検業者の手配だけでなく、テナントへの案内、入室承諾、鍵、当日の巡回順、未点検箇所、指摘後の是正まで管理します。点検当日の立会いだけをPM業務と捉えると、準備段階の仕事が抜け落ちます。

工事・修繕管理

工事・修繕管理は、不具合の解消、原状回復、テナント工事、改修等について、工事範囲、費用、工程、責任区分を整理する業務です。

• 不具合の原因と緊急性の確認
• 工事範囲・仕様・見積内容の確認
• 貸主・借主の費用負担と責任区分の整理
• 工事会社、BM、テナントとの工程調整
• 完了確認、請求、履歴資料の保存

見積金額だけを比較すると、工事範囲や仕様の違いを見落としてしまいます。何を直す工事か、根本的な原因に対する処置になっているか、それとも対症療法なのか、再発防止策を含むのか、店舗営業やテナントの利用状況へどの程度影響するのかなどを確認します。

工事は建物の問題であると同時に、契約、収支、テナント対応の問題でもあります。緊急性が低くても、放置によって被害や費用が拡大する場合は、対応時期と未実施リスクをオーナー側へ示します。

オーナー・AM対応／レポーティング

オーナー・AM対応／レポーティングは、物件で起きている事実を整理し、所有者側が判断できる形で報告・提案する業務です。

AMはAsset Management（アセットマネジメント/マネージャー）の略で、投資方針や収支計画、取得・売却等を含む資産運用を担います。PMは現場の状況を把握し、必要な判断材料をオーナーまたはAMへ渡します。

• 月次・定期報告書の作成
• 契約異動、空室、滞納、工事、事故等の報告
• 年度予算・収支見込みの説明
• 工事、募集条件、賃料改定等の承認取得
• 収益改善、コスト見直し、運用改善の提案

出来事を並べるだけでは、判断につながりません。事実、原因、影響、選択肢、推奨案、期限を分けます。特に事故や滞納などの悪い情報は、すべて確定するまで待たず、判明している事実と未確認事項を分けて早めに共有します。

6領域は一つの案件の中でつながっている

6領域は、別々に完結する仕事ではありません。一つの退去案件を例にすると、次のようにつながります。

1. 契約管理：解約予告、明渡日、原状回復、精算条件を確認する
2. リーシング：募集開始時期、募集条件、内見方法を決める
3. 収支管理：空室期間、工事費、フリーレントを収支見込みへ反映する
4. 建物管理：鍵、設備、メーター、残置物、管理上の注意点を確認する
5. 工事管理：原状回復と次の募集に必要な工事の範囲・工程を整理する
6. オーナー対応：費用、募集条件、収支影響、推奨スケジュールを報告し承認を得る

このうち一つだけ遅れても、募集開始や工事、収支報告に影響します。PMに必要なのは、個別作業を自分で抱えることではなく、関係する業務をつなぎ、次の担当者が動ける状態を作ることです。

会社名や職種名ではなく受託範囲を確認する

同じ「PM」という名称でも、会社や管理委託契約によって担当範囲は異なります。リーシングや会計を別部署が担当する会社もあれば、PM担当者が6領域を横断する会社もあります。

担当開始時には、少なくとも次の点を確認します。

• 管理委託契約上、受託している業務と受託していない業務
• PM、BM、リーシング、会計、工事の担当部署・担当会社
• PMが自分で判断できる範囲と、承認が必要な事項
• 緊急時の連絡先と報告基準
• 定期報告、請求、点検、契約更新等の期限

業務分担が曖昧なままでは、「相手が対応すると思っていた」という漏れが起きます。担当者名だけでなく、依頼、承認、実行、完了確認を誰が担うのかまで整理します。

PM業務を引き継ぐときの確認順序

新しく物件を担当するときは、資料を片端から読むより、6領域ごとに「現状・期限・担当・未処理」を確認すると全体像をつかみやすくなります。

確認項目	確認する内容
現状	契約、空室、滞納、工事、不具合、点検、収支の現在地
期限	更新、解約、報告、支払、点検、工事等の直近日程
担当	社内担当、オーナー・AM、テナント、BM、仲介会社、工事会社
未処理	返答待ち、承認待ち、未是正、未請求、未入金、未報告
記録	契約書、報告書、連絡履歴、見積書、点検報告書、工事履歴

経験上、引継ぎ資料が揃っていても、誰に何を確認すれば話が進むのか分からないことがあります。資料名だけでなく、関係者と連絡経路まで対応させると、突発対応が発生したときにも動きやすくなります。

まとめ

PM業務は、賃貸借契約管理・テナント対応、リーシング、収支・会計、建物管理・BM統括、工事・修繕、オーナー・AM対応／レポーティングの6領域に整理できます。

実務では、これらを別々に処理するのではなく、契約上の条件、現場の出来事、費用と収益、関係者への報告をつなげます。まず担当範囲と役割分担を確認し、各領域の現状・期限・担当・未処理を把握することが、PM業務を理解する出発点です。

PMという職種そのものや、AM・BM・LMとの違い、仕事がきついと感じやすい理由は、「プロパティマネジメント（PM）とは？仕事内容・きつい理由・身につく力」で整理しています。

参考資料

• 国土交通省「CRE戦略を実践するための手引き（資料集）」
• 国土交通省「不動産鑑定評価におけるESG配慮に係る評価に関する検討業務 報告書」